この記事を読むと理解できること
事務・管理部門職の新卒採用で、スカウトを送る時間が確保できず、思うように母集団形成が進まないと悩んでいませんか。人事・総務・経理などの採用では、学生一人ひとりに自社の魅力を伝えることが重要ですが、少人数の採用チームでは十分な対応が難しい場合があります。
そこで注目したいのが、AIを活用してスカウト業務を効率化する「AIスカウト」です。本記事では、事務・管理部門職でスカウトがうまくいかない3つの理由と、AIスカウトを活用する5つのメリットを、RecUpの導入事例とともに解説します。
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なぜ事務・管理部門職ではスカウトがうまくいかないのか？
事務・管理部門職の新卒採用では、学生に直接アプローチできるスカウトが母集団形成の手段となります。しかし、少人数の採用チームでは面接や説明会などの業務が優先され、スカウト媒体を契約していても十分に活用できないケースがあります。
ここからは、事務・管理部門職の採用でスカウトがうまくいかない3つの理由について、担当者の業務負担や採用手段の課題を踏まえて解説します。
①担当が少人数で、スカウトに割ける時間が足りない
1つ目の理由は、採用担当者が少人数で、スカウト送信に十分な時間を確保できないことです。新卒採用の担当者は、説明会の準備や面接調整、学生との連絡、内定者フォローなど、多岐にわたる業務を並行して進めています。
特に人事部門の人数が限られている企業では、日程が決まっている面接や説明会への対応が優先され、スカウト業務は後回しになりがちです。候補者のプロフィールを確認し、一人ひとりに合わせて文章を作成するには時間がかかるため、送信数を増やしたくても増やせない状況が生まれます。
実際に、RecUpを導入したベース株式会社様では、ダイレクトリクルーティングの実務を担う担当者が実質1名で、スカウトに使える時間は1日1時間あるかないかという状況でした。限られた時間で送信作業を続ける運用では、担当者の業務量に応じて学生との接点が減ってしまうことが課題です。
②送り切れず、定型文の一斉送信になる
2つ目の理由は、媒体の送信枠を使い切れず、送信数を優先すると定型文に頼ってしまうことです。スカウト媒体には契約プランなどに応じた送信枠が設けられている場合がありますが、枠があっても担当者が送信できなければ十分に活用できません。
一方で、送信数を増やそうとして同じ文章を多くの学生に送ると、自社がその学生に注目した理由を伝えにくくなります。事務・管理部門職を志望する学生でも、経理の専門性を高めたい人や、人事・総務を通じて組織を支えたい人など、関心のある仕事はさまざまです。
ベース株式会社様でも、以前は毎月の送信枠を使い切れないことがあり、定型文による一斉送信に頼らざるを得ない状況でした。送信量と個別対応の質を両立できないことが、スカウト運用の大きな壁となります。 学生の経験や志向に合わせたアプローチを継続するには、文面作成の負担を減らす仕組みが必要です。
③エージェント依存で採用コストが高止まりする
3つ目の理由は、自社での母集団形成が進まず、人材紹介会社への依存が強まることです。人材紹介サービスは候補者の紹介や選考支援を受けられる一方、採用決定時などに紹介手数料が発生する契約もあり、採用人数によっては費用負担が大きくなります。
ダイレクトリクルーティングを活用すれば、企業が学生に直接アプローチする採用経路を増やせます。しかし、スカウトを送る時間が不足していると、媒体を契約していても十分な応募や採用につながらず、結果として人材紹介への依存が続いてしまう場合があります。
ベース株式会社様では、RecUp導入前、採用全体の約8割をエージェントに依存していました。採用コストを見直すには、紹介会社の利用を減らすことだけでなく、自社で継続的に候補者と接点をつくれる体制を整えることが重要です。 スカウトの運用を改善することで、採用経路の選択肢を広げられます。
事務・管理部門職でAIスカウトを使うメリット5選！
- ①毎月の送信枠を上限まで送り切れる
- ②学生に合わせた個別文面で反応率が上がる
- ③エージェント依存を減らし、採用単価を抑えられる
- ④未対応の媒体にも柔軟に対応してもらえる
- ⑤CSが先回りで提案し、依頼にも即日で対応してくれる
スカウトの送信量を増やしたいと思っても、担当者の人数や業務時間には限りがあります。AIスカウトを活用すれば、文面作成や送信業務を自動化できるため、少人数の採用チームでも学生へのアプローチを継続しやすくなります。
ここからは、事務・管理部門職の新卒採用でAIスカウトを活用する5つのメリットを、具体的な導入事例も交えながら紹介します。
①毎月の送信枠を上限まで送り切れる
1つ目のメリットは、担当者の作業時間に左右されず、毎月のスカウト送信枠を活用しやすくなることです。AIが候補者への送信業務を担うため、面接や説明会の準備で忙しい時期でも、スカウトの運用を継続できます。
人の手でスカウトを送る場合、候補者の検索からプロフィール確認、文面作成、送信まで複数の工程が必要です。AIスカウトを活用すれば、こうした作業の負担を軽減でき、採用担当者は学生との面談や選考対応などに時間を振り向けやすくなります。
ベース株式会社様では、RecUpの導入後、複数の採用媒体で毎月の送信枠を上限まで活用できるようになりました。送信枠を余らせていた状態から、継続的に学生へアプローチできる運用へ切り替えたことが大きな変化です。送信量を安定させることは、候補者との接点を増やすための基盤になります。
②学生に合わせた個別文面で反応率が上がる
2つ目のメリットは、学生一人ひとりのプロフィールに合わせたスカウト文面を、効率的に作成できることです。AIが学生の経験や関心を踏まえて文章を生成するため、定型文の一斉送信とは異なるアプローチが可能になります。
例えば、経理に関心がある学生には数字を扱う仕事の魅力を、人事に興味がある学生には組織づくりに携わる面白さを伝えるなど、訴求する内容を変えられます。ただし、学生の志向を正確に把握できるとは限らないため、プロフィールに記載された情報をもとに適切な文章を作ることが重要です。
ベース株式会社様では、RecUp導入後、個別最適化された文面によって学生からの反応率が向上したと報告されています。送信数を増やしながら、学生ごとに異なる内容を届けられることがAIスカウトの強みです。なお、同社の事例では反応率の具体的な数値は示されていません。
③エージェント依存を減らし、採用単価を抑えられる
3つ目のメリットは、ダイレクトリクルーティング経由の採用を増やし、人材紹介への依存を見直せることです。AIスカウトによって送信業務を効率化すれば、これまで十分に活用できていなかった媒体からも、学生との接点をつくりやすくなります。
人材紹介会社を利用する場合は、契約に応じて紹介手数料などが発生します。一方、スカウト媒体を通じた採用にも利用料や運用費用がかかるため、採用単価を比較する際は、それぞれの費用と採用人数を踏まえて判断することが大切です。
ベース株式会社様では、以前は年間10名に届くかどうかだったダイレクトリクルーティング経由の内定承諾者数が、昨年は17名に増加しました。採用全体に占める割合も2〜3割となり、採用経路の多様化につながっています。自社で学生に直接アプローチする採用経路を育てることが、採用コストを見直す第一歩となります。
④未対応の媒体にも柔軟に対応してもらえる
4つ目のメリットは、自社で利用している採用媒体に合わせて、運用方法やシステム対応を相談できることです。企業によって利用するスカウト媒体は異なるため、AIスカウトを選ぶ際は、自社の採用活動に必要な媒体を使えるか確認する必要があります。
特に複数の媒体を併用している企業では、一部の媒体だけを自動化しても、残りの送信業務が担当者の負担として残ってしまいます。そのため、対応媒体の種類だけでなく、未対応の媒体がある場合に追加対応を相談できるかどうかも、サービス選定の重要な判断材料です。
ベース株式会社様では、利用したい媒体が当初RecUpの対応対象ではなかったものの、システム開発による対応が行われたことが導入の決め手となりました。自社の採用環境に合わせた柔軟な対応を受けられたことが評価されています。ただし、すべての媒体への追加対応が保証されるわけではないため、個別の確認が必要です。
⑤CSが先回りで提案し、依頼にも即日で対応してくれる
5つ目のメリットは、カスタマーサクセス（CS）の支援を受けながら、スカウト運用を継続的に改善できることです。AIによる自動送信を導入しても、学生の反応や採用状況を確認し、必要に応じて条件や文面を見直すことが欠かせません。
少人数の採用チームでは、日々の選考対応に追われ、数値の分析や改善策の検討まで手が回らないことがあります。CS担当者が運用状況を確認し、改善案を提案してくれれば、自社だけでは気づきにくい課題にも対応しやすくなるでしょう。
ベース株式会社様では、数値が低下した際にCS担当者から先回りして改善提案が届き、条件変更やテンプレートの差し替えにも即日対応してもらえたといいます。ツールの導入だけで終わらず、運用改善まで伴走してもらえることは、専門的なノウハウや人員が限られる採用チームにとって心強い支援となります。
事務・管理部門職など、少人数で採用する企業がAIスカウトを導入した事例は？
AIスカウトを導入した企業のなかには、限られた人員でスカウト運用を改善し、採用成果につなげた事例があります。実際にベース株式会社様では、ダイレクトリクルーティングの担当者が実質1名という体制で、RecUpを導入して採用活動を見直しました。
ここからは、同社が抱えていた課題やRecUp導入の決め手、導入後の成果について詳しく紹介します。
DR経由の承諾が1.7倍に！人事1人体制の限界を突破したベース株式会社様の事例
ベース株式会社様は、システム開発やITソリューション事業を展開する企業です。新卒採用ではダイレクトリクルーティングの実務を実質1名で担当しており、スカウトに割ける時間が1日1時間程度と限られていたため、送信枠を使い切れず、定型文による一斉送信に頼っていました。
こうした課題を解決するため、同社はAIスカウトサービス「RecUp」を導入しました。導入の決め手は、スカウト送信の自動化に加え、当初未対応だった採用媒体にもシステム開発によって対応する柔軟性があったことです。
導入後は、毎月の送信枠を上限まで活用できるようになり、学生に合わせた個別文面によって反応率も向上しました。さらに、CSによる改善提案や迅速な対応もあり、ダイレクトリクルーティング経由の内定承諾者数は年間10名未満の水準から17名に増加し、採用全体の2〜3割を占めるまでになりました。
出典：採用成果が1.7倍に増大！─『RecUp（リクアップ）』の柔軟な導入と手厚いサポートで、人事1人体制の限界突破と採用コスト削減を実現したベース株式会社様の成功事例
事務・管理部門職のAIスカウトに関するよくある質問と回答
事務・管理部門職の採用にAIスカウトを導入する際は、希望職種による学生の絞り込みや、既存の採用媒体への対応状況など、事前に確認したい点があります。また、担当者が1名でも運用できるのか、短期間で利用できるのかといった疑問を持つ企業もあるでしょう。
ここからは、事務・管理部門職の採用でAIスカウトを導入する際によくある質問について、具体的に回答します。
事務・管理部門職の採用でもAIスカウトは使えますか？
AIスカウトは、事務・管理部門職の新卒採用でも活用を検討できます。候補者のプロフィールをもとにスカウト文面を作成し、送信業務を効率化できるため、少人数の採用チームでも学生との接点を増やしやすくなります。
ただし、採用したい職種の学生が利用している媒体に対応しているか、必要な検索条件を設定できるかなどは事前に確認しましょう。
事務職志望の学生に絞って送れますか？
利用する採用媒体の検索項目や、AIスカウトサービスの設定条件によって異なります。学生の希望職種や専攻、経験など、媒体に登録されている情報をもとに候補者を絞り込める場合があります。
事務職だけでなく、人事・総務・経理などの職種ごとに対象を設定したい場合は、利用予定の媒体でどのような条件を指定できるか確認することが重要です。
人事が1名でも運用できますか？
人事担当者が1名でも、AIスカウトを活用して送信業務の負担を軽減することは可能です。実際に、ベース株式会社様ではダイレクトリクルーティングの実務担当者が実質1名という体制でRecUpを導入し、送信枠の活用と採用成果の改善につなげています。
ただし、採用ターゲットの設定や学生との面談、選考対応など、人が判断・対応する業務は残ります。AIに任せる範囲を整理して導入しましょう。
自社で使っている媒体は対応していますか？
AIスカウトサービスによって対応媒体は異なります。RecUpでは、ベース株式会社様の事例のように、当初未対応だった媒体についてシステム開発による対応が行われたケースもあります。
ただし、すべての媒体への対応を保証するものではありません。導入前に、自社が利用している媒体の対応状況や、追加対応の可否を確認してください。
短期間の契約で試せますか？
契約期間や最低利用期間、料金体系は、サービスの提供条件や契約内容によって異なります。短期間での利用を検討する場合は、契約前に利用期間や解約条件、初期費用の有無などを確認しましょう。
また、導入効果を判断する際は、送信数だけでなく、学生の反応率や面談数、内定承諾数などをあわせて確認することが大切です。
事務・管理部門職の採用ならAIスカウトRecUp（リクアップ）！
事務・管理部門職の新卒採用では、スカウト送信に十分な時間を確保できず、学生との接点を増やせないことが課題となります。RecUp（リクアップ）は、AIによるスカウト業務の自動化とCS担当者の伴走支援を組み合わせ、採用活動の効率化を支援するサービスです。
ここからは、少人数の採用チームでもスカウト運用を継続しやすくなるRecUpの3つの特徴について紹介します。
①AIが候補者を分析してスカウトを自動で送る
RecUpは、4つのステップで運用します。まず候補者データを収集し、次にAIが最適な候補者を分析します。そのうえで文面を自動で生成し、送信から改善までを回します。
機能としては、自動マッチング、自動送信・自動返信、スカウト文面の生成、自動レポート、スカウト求人の選定、初期設定・配信設定の代行を備えています。作業の大部分をAIが担いますが、最終的な判断は人が行う運用を基本としているため、自社らしさを保ったまま、送信量と文面の質を両立できます。
②採用のプロが企画・マーケティング職の改善まで伴走する
RecUpでは、専任のカスタマーサクセス（CS）が、文面の改善から応募率の向上まで伴走します。累計500社以上の採用を支援してきた実績があり、自社の採用活動で効果検証してきたノウハウも提供しています。
企画・マーケティング職の採用でも、パーソルコミュニケーションサービス様のように、CSの提案を受けながら改善を重ね、応募数や内定承諾者数の伸びにつなげた導入企業様がいます。
③導入500社以上・最短3営業日で始められる
RecUpの導入社数は500社以上です。最短3営業日で運用を始められ、料金は月額固定で、成果報酬はありません。採用担当者1名分の人件費以下で、スカウト業務を任せられます。
まずは、資料ダウンロードや無料相談から、自社の採用課題に合った進め方をご確認ください。
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参考出典
- 採用成果が1.7倍に増大！─『RecUp（リクアップ）』の柔軟な導入と手厚いサポートで、人事1人体制の限界突破と採用コスト削減を実現したベース株式会社様の成功事例
https://lp.recup.delight21.co.jp/contents/case/base-co-ltd/ - ワークス大卒求人倍率調査（2027年卒）
https://www.works-i.com/surveys/item/260423_recruitment_saiyo_ratio.pdf
